社内に書く人がいない会社が、記事の発信を止めないための体制の作り方

記事の発信が止まる会社に足りないのは、文章力でもやる気でもなく、「書く工程を分けて、社内に残す仕事を小さくする体制」です。社内の担当者がネタ出しから執筆・公開までを1人で抱えている限り、忙しくなった月に必ず止まります。

ブログの担当が総務や広報との兼務で、気づけば記事がずっと後回しになっている。外部のライターに頼むと1本5万円ほどかかるので、月に1〜2本が限界。兼務の担当者が書こうとすると、ネタを考えている間に別の仕事が差し込まれて、結局手が止まる。マーケ担当のいない中小企業の方から、こうした声を何度も聞いてきました。この記事では、社内に「書く人」がいなくても発信を続けるための体制の作り方を、順番にお伝えします。

※発信を始めたいのに、社内に任せられる人がいないという方は、お気軽にご相談ください。

なぜ社内の記事の発信は止まってしまうのか？

発信が止まる一番の理由は、担当者1人に記事づくりの全工程が乗っていて、その人が忙しくなった瞬間に代わりがいなくなるからです。

全研本社がオウンドメディアの運用経験者300人に行った調査では、更新が止まった理由の1位は「自社の運営担当者がいなくなったから」で、54.3%を占めていました。さらに、更新が止まった時期は、開始から半年以内が合計で65.5%にのぼります（出典：Web担当者Forum（全研本社調べ））。

この数字を見たとき、僕は「やっぱりそうか」と思いました。発信が止まるのは、ネタがないからでも、文章が下手だからでもありません。たった1人の担当者が、ネタ出し・下書き・推敲・画像づくり・公開作業まで全部を抱えている。その人が異動したり、繁忙期に入ったりした時点で、発信そのものが止まる構造になっているんです。

しかも、1本出したからといって、すぐに問い合わせが増えるわけでもありません。成果が見えないまま工程だけが重いので、優先順位はどんどん下がっていきます。

記事づくりは、どんな工程に分けられるのか？

記事づくりは大きく5つの工程に分けられ、そのうち社内にしかできないのは「素材を出すこと」と「最後に確認すること」の2つだけです。

工程	中身	社内でしかできないか
① 素材を出す	お客さんとのやり取り、現場の工夫、よく聞かれる質問を話す	社内にしかできない
② 構成を考える	誰に向けて、どの順番で伝えるかを組み立てる	任せられる
③ 文章にする	下書きを書き、読みやすく整える	任せられる
④ 確認する	事実の誤りや、言い過ぎがないかを見る	社内にしかできない
⑤ 公開・展開する	ホームページへの掲載、SNSでのお知らせ	任せられる

社内の担当者が苦しくなるのは、②と③の「白紙から組み立てて書く」部分です。ここが一番時間がかかり、一番後回しにされます。

一方で、①の素材は外部のライターには絶対に出せません。どんなに腕のいいライターでも、その会社のお客さんが何に困って相談に来たのか、現場で何を工夫しているのかは知らないからです。外部に全部丸投げした記事が、どこかで見たような一般論になりやすいのはこのためです。

つまり、社内に残すべきなのは「書く仕事」ではなく「話す仕事」と「確かめる仕事」です。

社内に書く人がいない会社は、どう体制を組めばいいのか？

社内は素材出しと確認だけに絞り、構成と執筆は外部やAIに任せる「分業の体制」を組むのが、いちばん止まりにくい形です。

体制	よいところ	止まりやすい理由
外部ライターに全部任せる	社内の手間がほぼない	費用がかさみ本数を増やせない。中身が一般論になりやすい
兼務の担当者が全部やる	追加の費用がほぼない	忙しい月に真っ先に止まる。担当者が抜けると終わる
社内は「話す・確かめる」、残りは外部やAI	中身に自社の経験が残り、社内の負担も小さい	素材を出す時間を決めておかないと、ここだけ止まる

僕がおすすめしているのは、3つ目の形です。組み方は次の4つだけ決めれば十分です。

1. 誰に何を届けるかを1枚にまとめる: 「どんなお客さんの、どんな悩みに答えるか」を3つ程度の柱にしておく。これがあると、素材を出すときに迷いません
2. 素材を出す時間を先に予定に入れる: 週に一度、短い時間でいいので、担当者や社長が「最近あったこと」を話す時間を決めます。書く時間ではなく、話す時間です
3. 構成と執筆の担い手を決める: 外部のライター、記事制作の代行、AIを使った下書きなど、②③を誰が担うかを決めます
4. 確認する人と公開日を決める: 最後に誰が目を通すか、いつ公開するかを決めておくと、下書きのまま眠ることがなくなります

ここまで決まれば、担当者の仕事は「話す」と「確かめる」だけになります。異動や繁忙期があっても、話す人を入れ替えれば発信は続けられます。

記事を出す流れをゼロから社内に作りたい場合は、立ち上げとしてお手伝いすることもできます。

「話すだけ」で、本当に記事になるのか？

なります。白紙から書くのは難しくても、具体的な質問に答えることなら、ほとんどの人ができるからです。

「ブログを書いてください」と頼まれると手が止まる人でも、「最近お客さんから受けた質問で、答えるのに困ったものはありますか？」と聞かれれば、意外とすらすら話せます。話した内容を、構成と文章を担当する側が記事の形に整えればいい。これは僕自身が、今の発信で毎日やっていることでもあります。

僕は、体験をそのまま話したりメモしたりして、構成と下書きはAIに任せ、自分は最後に確認して直す、という流れで平日毎日発信しています。以前は自分で全部書こうとして何度も挫折してきたので、工程を分けるだけでここまで変わるのかと、正直驚きました。

大事なのは、話した中身そのものには手を加えないことです。現場の言葉や、そのときどう感じたかは、記事のいちばん価値のある部分です。整えるのは順番と読みやすさだけにします。

まとめ

記事の発信が止まるのは、担当者の能力の問題ではなく、1人に全部の工程が乗っている体制の問題です。社内にしかできないのは、素材を出すことと、最後に確かめることの2つだけ。そこに絞って、構成と執筆は外に出す。それだけで、書く人がいない会社でも発信は止まりにくくなります。まずは「誰が、いつ話すか」を決めるところから始めてみてください。

よくある質問

Q. 社内に文章が得意な人がいなくても、発信は続けられますか？ A. 続けられます。社内で必要なのは文章を書くことではなく、現場の経験を話すことと、最後に内容を確かめることです。

Q. 記事の中身を外部に全部任せてはいけないのですか？ A. 任せることはできますが、自社の経験がない一般論になりやすくなります。素材は社内から出すのがおすすめです。

Q. 記事を出してもすぐに問い合わせが増えないのですが、続ける意味はありますか？ A. 記事は時間をかけて積み上がるものです。最初の数か月は、成果より「止まらずに出せたか」を見るのが現実的です。

Q. 担当者が異動したら、また止まってしまいませんか？ A. 工程を分けておけば、話す人を入れ替えるだけで続けられます。1人に全部を任せないことが一番の予防です。

「書きたいけど続かない」という方には、記事執筆代行という形でお手伝いすることもできます。